Módulo de Gestión de Viáticos
Viáticos
Gestiona las solicitudes de gastos de viaje, alimentación y transporte de los colaboradores con un flujo de aprobación eficiente.
Contenido de esta guía
Solicitar Viáticos
Para crear una nueva solicitud de viáticos:
- Accede a "Viáticos" → "Nueva Solicitud".
- Selecciona el tipo de viático (alimentación, transporte, hospedaje).
- Ingresa las fechas del viaje o actividad.
- Especifica el destino y motivo.
- Ingresa el monto solicitado.
- Adjunta documentos de soporte si aplica.
- Envía la solicitud para aprobación.
Consejo: Asegúrate de incluir todos los detalles necesarios para agilizar la aprobación.
Flujo de Aprobaciones
Las solicitudes siguen un flujo de aprobación configurado:
- Pendiente: Solicitud creada, esperando revisión.
- En Revisión: El responsable está evaluando la solicitud.
- Aprobado: Solicitud autorizada para pago.
- Rechazado: Solicitud no autorizada (con motivo).
- Pagado: Monto entregado al colaborador.
Aprobar Solicitudes (Responsables)
- Accede a "Aprobaciones".
- Revisa las solicitudes pendientes de tu área.
- Verifica los detalles y documentos adjuntos.
- Aprueba o rechaza con un comentario.
Nota: Los responsables de aprobación se configuran por centro de costo en el módulo de Configuración.
Liquidación de Gastos
Después de utilizar los viáticos, debes liquidar los gastos:
- Accede a la solicitud aprobada.
- Ingresa los gastos reales realizados.
- Adjunta los comprobantes (facturas, recibos).
- Indica si hay reembolso o devolución.
- Envía la liquidación para revisión.
Importante: La liquidación debe realizarse dentro del plazo establecido por la empresa. Conserva todos los comprobantes originales.
Reportes de Viáticos
Genera reportes para control y análisis:
- Por colaborador: Historial de solicitudes individuales.
- Por departamento: Gastos agrupados por área.
- Por período: Análisis mensual o anual.
- Por tipo: Distribución por categoría de gasto.
- Pendientes de liquidar: Solicitudes sin cierre.