Gestión de Activos

Asignaciones de Equipos

Administra el inventario de equipos, herramientas y recursos asignados a cada empleado. Mantén un control completo de los activos de tu organización.

Contenido de esta guía

Acceso al Módulo

El módulo de Asignaciones permite llevar un control detallado de todos los equipos y herramientas que se entregan al personal.

  1. Ingresa a apps.conectamsa.com/crs-selfitech
  2. Haz clic en la tarjeta "Asignaciones de Equipos"
  3. Ingresa tus credenciales de acceso
  4. Accederás al dashboard de inventario

Dashboard de Inventario

El dashboard muestra un resumen del estado actual del inventario:

  • Total de items: Cantidad total de equipos registrados
  • Items asignados: Equipos actualmente en uso por empleados
  • Items disponibles: Equipos en bodega disponibles para asignar
  • Items en mantenimiento: Equipos fuera de servicio temporal
  • Últimos movimientos: Actividad reciente de asignaciones/devoluciones

Indicadores de Estado

Los equipos se clasifican por estado con colores distintivos:

  • ● Disponible: Listo para asignar
  • ● Asignado: En uso por un empleado
  • ● En mantenimiento: Siendo reparado
  • ● Dado de baja: Fuera de inventario

Gestión de Items

Los items son los equipos, herramientas o recursos que conforman el inventario.

Ver Inventario

  1. Accede a "Items" en el menú lateral
  2. Verás una tabla con todos los equipos registrados
  3. Usa los filtros para buscar por:
    • Nombre o descripción
    • Número de serie
    • Familia/categoría
    • Estado
    • Bodega de origen

Registrar Nuevo Item

  1. Haz clic en "+ Nuevo Item"
  2. Completa la información del equipo:
    • Nombre: Descripción del equipo
    • Familia: Categoría (Computador, Herramienta, Vehículo, etc.)
    • Marca: Fabricante del equipo
    • Modelo: Modelo específico
    • Número de serie: Identificador único
    • Bodega: Ubicación de almacenamiento
    • Estado: Condición actual
  3. Opcionalmente, sube fotos del equipo
  4. Presiona "Guardar"

Tip: Las fotos ayudan a documentar el estado del equipo al momento de su registro. Toma fotos claras de los equipos, especialmente si tienen daños previos.

Editar Item

  1. Busca el item en la lista
  2. Haz clic en el ícono de editar
  3. Modifica los campos necesarios
  4. Guarda los cambios

Asignar Equipos

El proceso de asignación registra la entrega de un equipo a un empleado.

Realizar Asignación

  1. Ve a "Asignaciones" → "Nueva Asignación"
  2. Selecciona el empleado que recibirá el equipo
  3. Busca y selecciona el item a asignar
  4. Indica:
    • Fecha de asignación: Cuándo se entrega
    • Observaciones: Estado del equipo, condiciones especiales
  5. Toma fotos de la asignación como evidencia
  6. Confirma la asignación

Nota: Una vez asignado, el item cambia automáticamente su estado a "Asignado" y no puede asignarse a otro empleado hasta que sea devuelto.

Ver Asignaciones Activas

  1. Accede a "Asignaciones" → "Activas"
  2. Visualiza todos los equipos actualmente asignados
  3. Filtra por empleado, departamento o tipo de equipo

Devolución de Equipos

Cuando un empleado devuelve un equipo, se debe registrar la devolución.

Registrar Devolución

  1. Busca la asignación activa del equipo
  2. Haz clic en "Devolver"
  3. Indica:
    • Fecha de devolución: Cuándo se recibe
    • Estado de devolución: Condición del equipo
    • Observaciones: Daños, faltantes, etc.
  4. Toma fotos del equipo devuelto
  5. Confirma la devolución

Devolución Múltiple

Si un empleado devuelve varios equipos a la vez:

  1. Ve a "Asignaciones" → "Devolución Múltiple"
  2. Selecciona al empleado
  3. Marca todos los equipos que se devuelven
  4. Completa la información de cada uno
  5. Procesa todas las devoluciones

Importante: Si el equipo se devuelve dañado, registra los daños en las observaciones y cambia el estado a "En mantenimiento" para seguimiento.

Historial de Movimientos

El sistema mantiene un registro completo de todos los movimientos de cada equipo.

Ver Historial de un Item

  1. Busca el item en el inventario
  2. Haz clic en "Ver Historial"
  3. Verás todos los movimientos:
    • Registro inicial
    • Asignaciones realizadas
    • Devoluciones
    • Cambios de estado
    • Mantenimientos
  4. Cada movimiento incluye fecha, usuario y observaciones

Historial por Empleado

  1. Ve a "Historial" → "Por Empleado"
  2. Selecciona al empleado
  3. Visualiza todos los equipos que ha tenido asignados

Catálogos del Sistema

Los catálogos permiten organizar y clasificar los items del inventario.

Familias

Categorías principales de equipos:

  • Computadores y equipos de cómputo
  • Herramientas manuales
  • Herramientas eléctricas
  • Equipos de comunicación
  • Vehículos
  • Mobiliario

Marcas

Fabricantes de los equipos (Dell, HP, DeWalt, etc.)

Bodegas

Ubicaciones físicas donde se almacenan los equipos.

Estados

Condiciones posibles de los equipos (Nuevo, Buen estado, Regular, Dañado).

Administrar Catálogos

  1. Accede a "Catálogos" en el menú
  2. Selecciona el catálogo a administrar
  3. Agrega, edita o elimina elementos según necesites

Reportes de Inventario

Genera informes detallados sobre el estado del inventario.

Reportes Disponibles

  • Inventario general: Listado completo de todos los items
  • Items por estado: Agrupado por disponible, asignado, etc.
  • Asignaciones activas: Equipos actualmente en uso
  • Asignaciones por empleado: Equipos por persona
  • Movimientos del período: Actividad en rango de fechas
  • Items por vencer: Equipos con garantía próxima a vencer

Generar Reporte

  1. Ve a "Reportes"
  2. Selecciona el tipo de reporte
  3. Configura los filtros necesarios
  4. Presiona "Generar"
  5. Visualiza en pantalla o exporta a PDF/Excel

Tip: El reporte de "Asignaciones por Empleado" es especialmente útil cuando un empleado deja la empresa, para verificar que devuelva todos los equipos asignados.